档案归档目录号怎么编制

档案归档目录号的编制方法

档案归档目录号的编制是一个系统性的过程，需要根据档案的不同属性、内容和管理需求进行。以下是几种常见的编制方法：

1. 全宗号

全宗号是档案馆给立档单位编制的代号，用于标明档案机构或档案库房的归属单位。企业可以填写表达单位的汉语拼音代字。例如，某企业的全宗号可能是“QY001”。

2. 目录号

目录号是全宗内案卷所属目录的代码，用于表达档案材料的目录类别、内容、形式等信息。目录号通常由数字、字母或符号组成。编制目录号时，可以根据以下几种方法：

• 时间分类法：按时间顺序编制目录号。例如，2023年的档案目录号可以编为“2023-001”，2024年的可以编为“2024-001”。
• 机构分类法：按档案所属机构的性质、级别和名称编制目录号。例如，财务部的目录号可以编为“CWB-001”，人事部的可以编为“RSB-001”。
• 保管期限分类法：按档案的保管期限编制目录号。例如，永久保管的档案目录号可以编为“YJ-001”，长期保管的可以编为“CQ-001”。

3. 案卷号

案卷号是案卷排列的顺序代码，用于表达档案材料的案卷类别、内容、形式等信息。案卷号通常由数字、字母或符号组成。编制案卷号时，可以根据以下几种方法：

• 年度分类法：按年度编制案卷号。例如，2023年的第一份案卷可以编为“2023-001”，第二份可以编为“2023-002”。
• 主题分类法：按档案的主题内容编制案卷号。例如，关于财务报告的案卷可以编为“CWB-BG-001”，关于合同的案卷可以编为“CWB-HT-001”。

4. 件号

件号是归档文件排列的顺序代码，用于表达档案材料的件名、数量等信息。件号通常由数字、字母或符号组成。编制件号时，可以根据以下几种方法：

• 顺序编号法：按文件的顺序编制件号。例如，案卷内的第一份文件可以编为“001”，第二份可以编为“002”。
• 分类编号法：按文件的类别编制件号。例如，财务报告的第一份文件可以编为“BG-001”，合同的第一份文件可以编为“HT-001”。

编制原则

在编制档案归档目录号时，应遵循以下原则：

• 唯一性原则：档案馆（室）内档号应指代单一，不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
• 合理性原则：档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。
• 稳定性原则：档号一经确定，一般不应随意改变。
• 扩充性原则：档号应留有余地，以便未来新增档案的编入。

通过以上方法和原则，可以有效地编制档案归档目录号，确保档案管理的科学性和规范性。